Damit ein Event erfolgreich über die Bühne geht, kostet die Vorbereitung sowohl Zeit als auch Nerven. Von Anfang an ist es ratsam, auf eine strategische Eventorganisation zu setzen, damit der Veranstaltungstag nicht im Chaos endet.
Zielgruppe kennenlernen
Bei der Eventorganisation kommt es darauf an, die Zielgruppe, die man mit dem Event erreichen will, gut zu kennen. Es heißt, die Zielgruppe kennenzulernen und ihre Wünsche und Vorstellungen aufzugreifen. Eine Zielgruppenanalyse bringt Aufschluss darüber, wo und wie die potenziellen Gäste zu erreichen sind, was die Werbung und das Merchandising extrem erleichtert.
Ziele setzen
Damit das Event erfolgreich ist, ist es wichtig, eindeutige Ziele zu setzen. Es kann darum gehen, die Gäste miteinander zu vernetzen, zu begeistern oder ein Produkt vorzustellen. Im Anschluss an das Event ist durch die Zielsetzung eine Erfolgsmessung möglich.
Programm entwickeln
Ist die Zielgruppe bekannt, ist das Entwickeln eines eindrucksvollen Programms kein Problem mehr. Von den gesetzten Zielen und den potenziellen Gästen ist abhängig, ob eine Tagung, ein Konzert oder eine Konferenz stattfindet. An dieser Stelle sind auf die jeweilige Eventart abgestimmte und geeignete Programmpunkte zu entwickeln. Das Eventdesign ist der Veranstaltungsart anzupassen. Damit sich die Gäste mit dem Event identifizieren können, ist ein passender Name auszuwählen. Dies erleichtert den potenziellen Gästen die Entscheidung, ob sie an diesem Event teilhaben möchten.
Location finden
Ob sich ein Event als Erfolg verbuchen lässt, hängt nicht allein vom Programm ab. Genauso wichtig ist die richtige Location. Ob Fabrikhalle oder Eventzelte, die Location muss exakt zum Event passen. Fatal wäre es, die Veranstaltung der Location anzupassen. Auf keinen Fall ist es ratsam, das herausgearbeitete Konzept und das Eventdesign zu verwerfen, weil die passende Location noch nicht gefunden ist.
Verpflegung planen
Eine gute Verköstigung bringt zufriedene Gäste. Es ist unnötig, immer groß aufzufahren. Abhängig vom Event reichen kleine Happen und ausreichende Getränke oftmals aus.
Event bekannt machen
Es ist wichtig, für Aufmerksamkeit zu sorgen. Dies funktioniert am besten mittels direkter Kontaktaufnahme, beispielsweise über persönliche Einladungen. So lassen sich gleichzeitig die persönlichen Erwartungen der Gäste eruieren. Klassische Werbemittel sind genauso unverzichtbar.
Überblick behalten
Gut geeignet, um alles im Blick zu behalten, sind ein Ablaufplan für die Vorbereitung und den Auf- und Abbau der Veranstaltung und ein Zeitplan für das Event. Wichtig ist ein Plan B und C, falls etwas daneben geht.
Organisation rechtzeitig beginnen
Die Planung des Events sollte rechtzeitig beginnen. Die Zeit bis zum Event vergeht immer viel zu schnell. Es ist ratsam, einen Zeitpuffer einzuplanen. Während kleine Events wenige Wochen oder Monate Vorlaufzeit benötigen, benötigen große Events mehrere Monate bis Jahre.
Technik und Location prüfen
Sind die Vorbereitung für das Event fast fertig, ist es bedeutsam, die Location und die notwendige Technik nochmals zu prüfen. Alle bisher erfolgten Schritte sind gedanklich durchzugehen. Wenn etwas nicht so funktioniert, wie es geplant war, gibt es noch Plan B und C. An dieser Stelle heißt es geschickt zu improvisieren. Unter Umständen merken die Gäste das Malheur nicht und sind begeistert.
Nachbearbeitung
Bereits während des Events lässt sich anhand der gesteckten Ziele und Gespräche eine Erfolgskontrolle durchführen. Nach dem Event ist die Arbeit nicht vorbei. Jetzt gilt es den Gästen das Event in Erinnerung zu rufen. Ein Recap mittels einer Bildergalerie, eines Videos oder eines Blogbeitrags ist eine gute Idee. So lassen sich nebenbei das nächste Event ankündigen und der Erfolg messen.
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