Für Immobilienbesitzer kommt die Entscheidung, die vermieteten Objekte selbstständig zu verwalten oder die Aufgaben einer Hausverwaltung zu übertragen. Eine Hausverwaltung vertritt die Interessen des Vermieters gegenüber den Mietern.
Zu den Aufgaben zählen neben der kaufmännischen und technischen Verwaltung auch die Übernahme der juristischen Vertretung. Welche Aufgaben im Detail an eine Verwaltung übertragen werden, hängt von den vertraglichen Vereinbarungen ab. Eine professionelle Hausverwaltung übernimmt nicht nur die sachlichen Aufgabenbereiche, sondern greift die Ansprüche der Immobilienbesitzer auf und setzt diese wunschgemäß um.
Den richtigen Partner finden
Die Hausverwaltung sollte ihren Sitz im Umkreis des vermieteten Objekts haben. Es ist nicht hilfreich, wenn in einem Notfall der Ansprechpartner für die Mieter lange Anfahrtswege zurücklegen muss. Die Bezeichnung Immobilienverwaltung kann von Gewerbetreibenden relativ frei übernommen werden. Es existiert lediglich eine Berufszulassungsregelung, die keinen Sachkundenachweis fordert. Hausverwaltungen werden häufig von ausgebildeten Immobilienkaufleuten angeboten. Ausreichend für die Ausübung der Tätigkeit sind Weiterbildungsmaßnahmen.
Kennzeichen für professionelle Hausverwaltungen sind zum Beispiel die Zugehörigkeit in einem Dachverband und die hauptberufliche Ausübung der gewerblichen Tätigkeit. Einfache Merkmale sind die ganztägige Erreichbarkeit, die Abschlüsse aller notwendigen Versicherungen, ein Notdienst und eine langjährige Berufserfahrung mit einem guten Leumund.
Kaufmännische Aufgaben von Hausverwaltungen
Eine Immobilienverwaltung übernimmt den gesamten Komplex der Buchhaltung inklusive der Mietzahlungen, einschließlich deren Verwaltung und der Abrechnung mit den Eigentümern. Dazu zählt auch, ausstehende Mieten in das fristgerechte Mahnverfahren zu übertragen. Nebenkostenabrechnungen, Zahlungsvorgänge für die beauftragten Versorgungsdienstleister und die Prüfung der Rechnungen auf Richtigkeit werden von der Verwaltung übernommen.
Technische Aufgaben in der Verwaltung
Die Verantwortung für den problemlosen Ablauf in einer Immobilie obliegt der Hausverwaltung. Dazu zählen laufende Instandhaltungsmaßnahmen und die Durchführung von Modernisierungen. Terminabsprachen mit Dienstleistern wie Schornsteinfegern oder Wartungsunternehmen sowie die allgemeine Pflege der Anlage und der Grünflächen. Hausverwaltungen können zu diesem Zweck einen Hausmeister benennen, der zum direkten Ansprechpartner für die Mieter der Immobilie zur Verfügung steht.
Juristische Aufgabenbereiche
Zur juristischen Vertretung des Eigentümers gegenüber Dritten kommen zusätzlich die Kommunikation und die Verhandlungen mit Ämtern. Eine professionelle Hausverwaltung ist immer über Veränderungen in der Rechtsprechung und über neue gesetzliche Regelungen informiert und setzt diese selbstständig in der Vermietung um.
Was kostet eine professionelle Hausverwaltung?
Für die Verwaltung von Immobilien gibt es keine Gebührenordnung. Die Höhe der Kosten ist abhängig von den gewünschten Leistungen und dem Verhandlungsgeschick der Eigentümer. Für eine vernünftige Kostengestaltung sollte die Größe des Unternehmens zum Aufgabenbereich passen. Die Vermietung von Garagen unterscheidet sich stark von der Verwaltung gewerblich genutzter Immobilien oder der Betreuung von Mietwohnungen. Hinzu kommen regionale und strukturelle Unterschiede, die Einfluss auf die Preisgestaltung haben. Für ein erstes Preisgefühl lohnt sich die Nachfrage im persönlichen Umfeld oder bei einem Eigentümer Verband. Zufriedene und kritische Kunden geben gern Auskunft über Serviceleistungen und der Preisgestaltung.
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